ビジネスプロセスを文書化、使用するソフトは？｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

ビジネスプロセスを文書化するにはどうしたら良いのでしょうか？文書化といってもビジネスプロセス管理では、ビジネスプロセスをフローチャートなどで図形表示し、関係者が共通の視点で課題に取り組むことを目指しています。皆さんが良くご存知のMicrosoft のOfficeソフトは文書作成や表計算、プレゼンテーション資料などを作成するためのソフトとして普及しており、互換ソフトも含めればほとんどの人がパソコンにインストールされているので、利用できれば便利です。

パワーポイントや、エクセル、ワードなどを利用してフローチャートを制作することは可能です。特に、パワーポイント、エクセルを使いこなしている人であれば、作成はできますが、結構手のかかる作業になります。

BPMN(Business Process Management Notation)に準拠しようとすると、図形の準備や作業時間に課題が出ます。いたずらに作図に時間がかかっては、本来のBPMの作業に支障が出て、本末転倒にもなりかねません。
フローチャートを作成する場合、BPMNに準拠するか、あるいは多少の違いは無視して構わないとするのか、判断をする必要があります。筆者は、今後の展開を考えると、やはりBPMNに準拠していた方がベターであると考えています。

なぜなら、システム化をしていく時に、共通言語であるBPMNを利用することで、将来のシステム開発がスムーズに進められること、クラウド技術などの進歩によって、よりBPMがやりやすくなる可能性があるからです。

それでは、BPMPに準拠したソフトにはどんなものがあるのでしょうか。最もハードルの低いのは、MicrosoftのVISIOです。

VISIOは2000年にMicrosoftに買収され、現在はVISIO2016となっており、チャートやグラフ、フローチャート、設計図などを作成できるソフトで、standard版とprofessional版の2種類が用意されています。

Office系のソフトと共通の使い勝手で、最新の各種図形が用意されているので、いちいち作画をする必要がありません。Office365を利用していれば、複数のメンバーが別の場所からアクセスして、共同編集が可能です。リアルタイムのデータをVISIOに取り込むようにすれば、変化を見ながら判断することもできます。
VISIOはBPMN1.2の仕様の図形やテンプレートが用意されているので、ビジネスプロセスに利用される、フローチャート図などを素早く作成することができます。

フローチャートの制作を選び「BPMN図」をダブルクリックすれば、直ぐに作図が始まり、ステンシルと呼ばれるスペースから必要な図形を選び、BPMN仕様のコネクターで結ぶことで、フローチャートが完成します。

BPMNの図形には属性が割り当てられており、属性によって図形が異なります。属性の変更などの修正も右クリックで行うことができます。ある程度作成したところで、BPMNの観点から図形のチェックを行うことができます。初心者用の解説がYouTubeにアップされているので、映像でご覧になるとわかりやすいと思います。
ビジネスプロセス管理を受託するIBMなどのコンピュータメーカーや、エスアイヤーなども独自のツールを提供しています。

IBMはプロセスモデリングツール「IBM Blueworks Live-」、エステテトラ社は「Questetla BPM Suite」、日商エレクトロニクス「OpenText Process Suite」、その他NTTコムなども独自のツールを提供しています。賢くツールを使ってBPM本来の改善機能に集中しましょう。

（画像はイメージです）