業務効率化に向けてBPOを導入！BPOの契約はどんな流れで進む？｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

最近では、業務の効率化を図るために、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を導入する企業が増えています。

BPOの導入によって、業務効率化はもちろんのこと、経費削減も実現しやすくなることから、早速BPOの契約を行いたい、と考える方もいることでしょう。

しかし、BPOの契約に踏み切るなら、あらかじめBPOを導入する流れについて理解し、BPOの導入を円滑に進めたいところです。BPOのサービスを導入するプロセスについてみていくことにしましょう。

BPOの導入においては、「自社の業務運営において、どのような問題点を抱えているか」ということを踏まえた上で、BPOのサービスを提供している企業に依頼します。

依頼を受けたBPOサービスの提供企業は、BPOサービスを依頼した企業に対して聞き取り調査を行い、「どのような問題を抱えているのか」ということを把握し、「問題解決にはどのような手段が最適か」ということを考慮した上で、問題の解決に向けた提案を行います。

BPOサービスを依頼した企業は、提案された内容を確認します。提案内容に納得した場合は、BPOサービスの提供企業は、提案内容に対する見積もりを提示します。

BPOサービスを依頼した企業は、見積もりの内容に問題がなければ、BPOサービスを契約することとなります。

BPOサービスを契約した場合は、すぐに本格的なサービスを稼働するのではなく、BPOの試験的な稼働を行います。

その理由は、契約直後にBPOの本格稼働を行った場合、何らかのトラブルが発生し、業務が正確に処理されないことが考えられるためです。

BPOが順調に稼働するよう、計画段階では綿密な計画を立てて、不具合が発生しないように準備を整えていますが、実際に稼働させてみると、BPOが想定通りに稼働しないことも十分にありえます。

そのため、業務に支障が生じることのないよう、試験的な稼働において十分な動作確認を実施します。試験的な稼働において業務の確実な処理が確認できたら、本格的な稼働を行います。

BPOが本格的に稼働することにより、BPOを導入した企業にとっては、業務運営における問題点が解決されることになります。

この時点で、BPOの導入は無事に終了したと言えそうですが、BPOサービスを提供する企業は、BPOサービスを利用している企業に対し、BPOの運用報告書を提出します。

報告書に記載する内容としては、BPOの稼働状況や、業務の改善度合いに関する状況などがあげられます。

業務の改善が順調に進んでいれば問題はありませんが、BPOサービスを提供する企業の観点から見た場合、新たな課題が生じている場合があります。

そのような場合は、運用報告書に「新たに生じた課題の改善により、より一層の業務改善が可能である」と記載し、BPOサービスを依頼した企業に新たな提案をする場合があります。その後、提案を受け入れるかどうかについては、BPOサービスを依頼した企業の判断となります。

このように、BPOサービスの導入においては、提案を受け、見積もり後に契約し、試験的な稼働を経て本格的な稼働に移行する、という流れになります。そして、運用報告を受けた時点で、BPO導入における一連のプロセスに区切りがつくこととなるのです。

現時点で、企業の運営に問題を抱えているなら、問題点を明確化した上で、BPOサービスを提供する企業に対し、BPOの導入について相談してみてはいかがでしょうか。BPOの導入により、業務の効率化が期待できることでしょう。

（画像は写真ACより）