手間のかかるフォーム作成は、BPO企業にアウトソーシング！｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

企業においては、申込書類のフォームや売上集計に関する書類、または問い合わせページのフォームなど、さまざまなフォームを利用していますが、これらのフォームをイチから作成するためには、手間と労力を要します。

そのような手間を省くなら、フォーム作成に関するBPOサービスがおすすめです。具体的には、どのようなフォームの作成をアウトソーシングできるのでしょうか。

フォーム作成のBPO企業が作成できるフォームの一例をあげると、申込書類やアンケート調査のフォーム、問い合わせ対応に使用するフォームなどがあり、ビジネスシーンで日常的に使用している各種のフォーム作成に対応しています。

フォーム作成のBPO企業を利用するメリットは、フォーム作成をアウトソーシングする企業側の要望を受け入れることで、利用しやすいフォームが作成される点です。

例えば、請求書や納品書のフォームを作成する場合、業界によっては特殊な項目が必要となるケースがありますが、そのような場合、いわゆる定型的な請求書や納品書の様式では事足りなくなってしまう場合があります。

フォーム作成のBPO企業においては、さまざまなフォームを作成してきた経験を活かし、企業の特殊な要望も受け入れ、利用シーンに応じたフォームの作成を行っているのです。

また、フォーム作成のBPO企業においては紙のフォームだけでなく、電子的なフォーム作成にも対応しています。

電子的なフォームについて簡単に説明すると、記入された内容のチェックや、フォームに記入された内容の入力作業が自動的に処理できるフォームのことです。

電子的なフォームの一例としては、申し込み用のフォームがあります。申込時の記入は、ウェブを利用した入力作業になることから、入力した時点で記入漏れや記入不備をチェックできるメリットがあります。

また、フォームに記載されている内容に基づいて受付作業を行う場合、記入内容を二次元コード化し、専用のスキャナーを利用して二次元コードを読み取るだけで完了します。そのため、入力時のミスの軽減にもつなげられるのです。

フォーム作成のBPO企業の強みは、単にフォームを作成するだけでなく、フォームの処理や管理までワンストップで手がける点です。

例えば、フォーム作成のBPO企業が問い合わせフォームを作成した場合、フォーム作成を依頼した企業に代わって、BPO企業が問い合わせの対応を行ったり、受付した問い合わせの履歴を管理したりすることもあるのです。

BPO企業が受け付けた問い合わせは、最終的には、問い合わせフォームの作成を依頼した企業に報告される流れとなります。

そのため、問い合わせフォームの作成を依頼する側の企業は、問い合わせに関する項目を決めてアウトソーシングを行い、問い合わせに関する内容の報告を確認するだけで済むのです。

自社内で問い合わせに関する業務を行う場合、その問い合わせに対して適切に応じることが基本となりますが、問い合わせが増えた場合、企業にとって負担に感じることもあるでしょう。

しかし、BPO企業がフォーム作成に関連する業務を一手に引き受ければ、依頼する側の企業はフォーム作成の業務が軽減されるだけではなく、関連した業務も軽減できることになるのです。

「フォーム作成」といえば、あくまでの事務的な作業の代行のようにも感じられますが、上記のように、フォームに関連した作業のアウトソーシングも可能な場合があります。サービスを適切に活用して、業務の効率化を目指しましょう。

（画像は写真ACより）

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