企業の顔である受付業務　BPOの活用で企業のイメージアップへ！｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

受付の担当者は「企業の顔」といえますが、労働力不足の状況により、受付担当者の人員を確保することが難しい状況となっている企業もあるのではないでしょうか。

そのような状況であるなら、受付業務を請け負うBPOのサービスを活用してみましょう。受付に関するあらゆる業務を請け負うので、労働力不足の問題解決が期待できます。

受付業務のBPOサービスを活用するメリットは、自社の業務の負担が軽減されることです。

受付業務は、自社の社員によって行われているケースが大半を占めますが、労働力不足が問題化している企業においては、受付業務の人員を確保するのが難しい状況になっているケースもみられます。

なぜなら、労働力不足によって社内の人員が少なくなった場合、売上を直接上げられる業務の人員確保を優先する傾向がみられるためです。

その点、現在では受付業務を請け負うBPOのサービスが行われていることから、労働力不足に悩んでいる企業においては、BPOのサービスを活用することで社内業務の負担が軽減でき、本業に注力することが可能になることでしょう。

そのほか、受付業務のBPOサービスを利用するメリットは、受付業務のノウハウを有している企業によるサービスが受けられる点です。

特に、BPOサービスを請け負う企業は、多くの企業の受付業務を請け負ってきたことから、質の高い受付業務を提供することが可能となり、受付業務をアウトソーシングする企業にとっても満足度が高まりやすいといえるのです。

それでは、受付業務のBPOのサービス内容についてみていくことにしましょう。

受付業務のBPOサービスにおいては来訪者の対応、代表電話の取次など、受付の主たる業務がメインとなります。受付は「企業の顔」となることから、企業への来訪者の立場に立ち、おもてなしの気持ちを前面に出しながら受付のサービスを行う点が特徴的です。

受付のサービスが優れていれば、企業のイメージアップにつながりやすいこと、そして、信頼の置ける企業というイメージも定着しやすいことから、長期的な視点でみれば、企業の売上アップに貢献することも期待されるでしょう。

受付に関する業務はマニュアル化されているので、受付に関わる担当者のサービス内容が自然と高いものとなることも、BPOサービスならではといえます。

そのほか、受付業務のBPOサービスにおいては、来客者情報の管理や報告などの事務的な業務や、給茶、片付けなど受付業務に関連したさまざまな業務も行います。

会社に来客した人の情報を管理し、データを蓄積しておくと、どの企業のどの人が、どの程度の頻度で来社しているのか、ということが把握できるようになりますが、そのデータを活用すれば、営業の際、わざわざ外回りで営業をしなくても、社内に来社した際に簡単な営業活動を行うことも可能となります。

さらに、会議室の利用頻度が分かるようになるため、会議室が混雑している時間帯を把握しやすくなり、比較的すいている時間帯での会議率利用を提案しやすくなるほか、お茶は普段からどの程度の量を確保しておけば良いか、ということのめどもつきやすくなることでしょう。

また、データ管理的な業務以外にも、給茶や片付けなど、来社した人が気持ちよく社内を利用できるようにすることも、受付業務におけるBPOサービスにおいては、欠かせない業務といえます。

一口に受付の業務といってもさまざまな業務がありますが、労働力不足の状況では、受付業務の専門外の人が受付に関する業務も行わなければならない状況にあるのではないでしょうか。受付に関するBPOサービスを取り入れて、質の高い受付業務を行っていきましょう。

（画像はぱくたそより）

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