確実に管理してますか？マイナンバーの取り扱いはBPOで解決！｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

全ての国民に個人番号が割り当てられる「マイナンバー制度」は、2016年から運用が開始されましたが、それによって、企業は従業員からマイナンバーを収集して本人確認をしたり、マイナンバーの情報が漏えいすることのないよう厳重に管理したりと、さまざまな手間が発生しています。

企業がマイナンバーの管理に困ることのないよう、マイナンバーの取り扱いに関するBPOのサービスが提供されていますが、具体的にはどのような業務を扱っているのでしょうか。

マイナンバーのBPOサービスの内容について調べる前に、なぜ企業が従業員のマイナンバーカードを収集する必要があるのか、という理由について調べてみましょう。

簡潔に説明すると、企業が従業員の税金や社会保障などの手続きを行うときに、所定の書類にマイナンバーを記載する必要があるためです。

マイナンバーを記入する必要がある書類としては、年末調整を受けるために記入する「扶養控除等申告書」のほか、厚生年金や雇用保険に関する書類などがあります。

そもそも、マイナンバー制度は、行政の効率化を実現するために導入された制度です。国民一人ひとりに番号を割り当てることによって、税金や社会保障に関する手続きがスムーズに行われるようになります。

上記の理由によって、企業は従業員からマイナンバーを収集する必要があるのです。

マイナンバー制度が導入された目的としては、行政の効率化のほかにも、「公平・公正な社会の実現」と「国民の利便性の向上」があげられます。

マイナンバー制度は、国民や行政の立場から見た場合、メリットを受けられることになりますが、企業の立場から見た場合、マイナンバーに関する作業の負担が増加することにもなりかねません。

企業の負担を解消するために、マイナンバーに特化したBPOのサービスが提供されるようになったのです。

マイナンバーBPOのサービス内容としては、業務の依頼を受けた企業に代わって従業員のマイナンバーを取得したり、マイナンバーを適切に管理したりすることがあげられます。

なお、マイナンバーを取得する場合は本人確認も行う必要がありますが、本人確認の作業もBPOサービスを提供する企業が行います。

また、マイナンバーはデータセンターで確実に管理されるケースもあるため、マイナンバーのBPOサービスを安心して利用できます。

企業としてマイナンバーのBPOサービスを利用するメリットは、マイナンバーのデータ管理を自社で行う必要がない点があげられます。

マイナンバーが含まれる情報は、「特定個人情報」という扱いとなりますが、特定個人情報は一般的な個人情報とは異なり、より厳格な保管が求められます。

そのため、一事業者として従業員から収集したマイナンバーを漏えいさせることなく確実に保管することは、荷が重いと言えるのではないでしょうか。

その点、マイナンバーを確実に保管できるBPOサービスを利用すれば、企業はマイナンバーの管理に頭を悩ませる必要がなくなることから、本業に専念することが可能となるでしょう。

また、パートやアルバイトを定期的に採用している場合、採用するたびにマイナンバーを収集する必要があるため、企業としては手間がかかり、負担に感じがちです。

しかし、採用のたびにマイナンバーを収集する作業もBPOサービスを提供する企業に任せられるため、マイナンバーに関する業務の軽減につなげられます。

行政サービスの向上を目指して導入されたマイナンバー制度ですが、企業としては作業負担が増加してしまう場合もあります。業務の効率化を図る上でも、マイナンバーBPOサービスの利用を検討してみましょう。

（画像は写真ACより）