さらにプロセスが細かくなる「サブプロセス」｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

シンプルな組織や機能であれば、プロセス管理を導入しても、それほど劇的な効果は望めません。

プロセス管理は、組織、機能が拡張されて、全体が見えにくくなって来た時や、求められる機能が多岐にわたってきたに、ビジネスプロセスという視点で既存の組織、機能を見直し、どう調整、組み立て、変革するかについて示唆を与えてくれます。（画像はイメージです）

もうひとつの特色は、ビジネスに関わる人達全員の理解と、コンセンサスの下で改善を進めていくトップダウンとは異なった手法をとることで、活動を広く根づけることができるという点です。そういう意味では、いきなり全社レベルで導入するより、課題を絞り、一歩ずつ取り組んでいくのが良いかもしれません。
プロセス管理を進める場合、最初にプロセス分析を行います。やり方は様々ですが、企業の中に、沢山のプロセスが存在することが理解できると思います。

例えば、美術館を例にとれば、チケット販売、入場管理、インフォメーションなど、ちょっと整理しただけでも沢山のオペレーションプロセスが存在します。

年間の展示計画やイベントの立案、美術館全体の事業計画を組み立てるマネージメントプロセス。人事、総務、財務、権利処理、教育、警備などのサポートプロセスも存在します。

そして、これらのプロセスには、より下位のプロセスが存在します。基本のプロセスをプライマリープロセス、下位のプロセスをサブプロセスと呼びます。

美術館の例では、チケット販売をプライマリープロセスとすれば、発券作業がサブプロセスになります。この細分化されたサブプロセスは、入場管理という別のプロセスから情報を受けながら、発券の是非を決めていきます。プロセスを整理していくと、無数のプロセスを整理する必要が生じます。
このような課題を乗り越えるために、2つの道具を活用します。ひとつは共通言語の利用です。誰が見ても理解できるようにいくつかの記述仕様が開発されています。具体的にはBPMN（Business Process Model Notation）という仕様が国際標準（ISO 18510）されています。

もうひとつの道具がコンピュータです。サブプロセスを整理していくと、場合によっては100以上のサブプロセスを整理する必要があります。とっても人間では追いつきませんし、改善作業が改悪につながる典型例になってしまいます。このような分野でも、コンピュータ関連の団体が標準化を進めています。

ビジネスプロセス管理を進めることで、職場の要件定義が進められ、それが自然とシステム化に反映される好循環につながります。どこの企業も合理化が進み、余力人員の少ない職場環境になっており、会社や職場全体を俯瞰する人材がいないことから、ビジネスプロセス管理が、それを補完します。
ビジネスプロセスを文章で記述しても良いのですが、文章だけだとなかなか解りづらいので、ビジネスプロセスを抽象化して、グラフィカルに図として表現します。

一般にこれを「プロセスマップ」と称しています。プロセスマップによって、ビジネスの全体像や、機能、関係性を整理することができ、業務の共通化や、外部委託の検討の材料にもなります。

ビジネスプロセスの“ビジネス”は、日本語に訳すと一番しっくりいくのは事業です。プロセスマップは原則的にビジネス毎に作成するのが基本です。

事業部のような採算管理の視点から分類するのはとっつきやすいのですが、従来の枠組みを白紙にして、ビジネスモデルを基本に分類することで、新しい発見が出てくるかもしれません。
プロセスマップを作成することによって、取り組む範囲なども明確になってきます。出来上がった、プロセスに人や、組織を割り当てることで、あらためて適正な人材配置や組織作りが可能になります。またプロセス毎にKPI（重要目標達成指標）を設定し、PDCAを回してモニタリングを行うこともできます。