プロセスマップを作ると得られるメリットは？｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

プロセス管理を進めるうえで、プロセスマップは外せません。プロセスマップは残念ながら、“これは！”という記述・描画方式がまだ固まっていません。利用する目的にあわせて最適なモノを選ぶ必要があります。（画像はイメージです）

代表的なプロセスマップに「Enterprise Architect」のアドインとして利用できる、産能大式フローチャート、国際標準になっているBPMNはコンピュータのプログラム言語に似ています。EXELに書き出しできる専用ソフト(BPR+)もあります。

その他にも日本能率協会のプロセスチャート、統一モデリング言語UMLなどがあります。現場にとっては、作業の流れを示したチャートが解りやすいかもしれませんし、インプット・アウトプットの流れを好む方もいると思います。

それぞれの記述方式には、違いがありますので、専門家のアドバイスなどを参考に、自社に最適な記述方式を選びます。現場人間が理解できるような図で可視化できることが肝心です。
可視化することによる効果は、共通認識の醸成です。今まで現場の人が様々な課題を訴えていたと思いますが、可視化することで、現場の人、管理者の人、他部門の人が課題をイメージしやすくなり、共通の視点でコミュニケーションが成立するようになります。

プロセスを細分化することで、機能や役割、課題が見えてくるようになり、対応策も検討できるようになります。取り組み範囲を明確にすることができるので、的を絞って対策が講じられるので、集中して改善に取り組むことができます。

時系列の処理の流れが明確になってくるので、プロセスとプロセスの関係式や、問題の因果関係が見えるようになります。一般的に問題の発生は前のプロセスで発生することが多いので、原因の特定もやりやすくなります。

また、フローがあることで、イレギュラーな処理も明らかになります。イレギュラーな処理をイレギュラーとして認識することによって、解決策を見いだすことができます。
ビジネスプロセスの可視化ができれば、次はPDCAをサイクル化し、作業重視で改善を進めることができます。

ビジネスプロセスの課題を明確にすることによって、課題がひとつのプロセスだけで独立しているのか、複数のプロセスに関連するものなのかを判断することができます。それぞれの部門では改善に努力しているように見えても、実際は複数の部門に関わる問題で、一部門だけでは解決できない課題なども見えて来ます。

PDCAをまわすためには、チェックする仕組みも必要です。KPI（重要業績評価指標）や、KGI（重要目標達成指標）などを設定し、改善を進めていきます。

企業は良い意味でも、悪い意味でも歴史を引きずっています。長年の歴史の中で、組織の人員や仕事の割り当てが決まっていき、組織とプロセスのギャップが生じてきます。場合によっては人員が過剰や、人員不足で仕事がまわらないような状況も発生します。

プロセス管理のメリットは、適正人材、適正人員を割り当てることができ、効率重視の経営を進めることができることです。

さらに、プロセスの変更に慣れることによって、新しいビジネスや新しいテクノロジーの導入にも柔軟に対応することができるようになります。変化の激しい現代のビジネスにとってスピード対応が大切です。
10年前のビジネスの環境を振り返ってください。そして今日のビジネスを見てみるとずいぶん変わったと思いませんか。インターネットの普及は、現代の小売業や出版・新聞業を10年前とは全く異なったカタチに塗り替えまし。

もしも10年前と同じことをやっていたら、業界を生き抜くことができるでしょうか。プロセスマップを使いこなすことによって、顧客のニーズに対応した、ビジネスモデル、ビジネスプロセスを創造することが、現代の企業の課題でもあります。