多岐にわたる総務の業務　BPO活用で効率化を達成しよう｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

労働力不足の状況が続いている現在、企業においては、バックオフィス業務である経理や人事の業務のアウトソーシングを行う事例がみられますが、同じくバックオフィス業務である総務の業務もアウトソーシングが行われています。

企業の中において、総務の仕事は会社の運営をフォローする役割を果たすことから、仕事の内容は多岐にわたりますが、総務の業務のアウトソーシングはどのように行われるのでしょうか。

総務のアウトソーシングについてみていく前に、総務が日常的に行っている業務についてみていくことにしましょう。

総務の仕事は会社の運営を全般的にフォローすることですが、それゆえに、総務が行う業務は幅広いものとなります。

一例をあげると、文書や備品、名刺など、社内で使用するあらゆる物品を管理する業務、社員が出張する際の宿泊先手配、社内外の慶弔業務として電報や供花の手配などがあります。

これらの業務は総務が行う業務のごく一部にとどまり、実際には企業を円滑に運営していくため、さまざまな業務を行っています。

総務の部署においてあらゆる業務を処理しているということは、それだけ総務の業務に人員を割いていることになりますが、上記で示した総務の業務について内容をみてみると、比較的単純な内容の業務も多くみられることが分かります。

労働力不足の状況においては、少ない人員で企業運営をしていくことが求められますが、それを実現するためには、総務の業務を外部に委託することが有効といえるでしょう。

総務の業務を外部に委託する場合は、すでにマニュアル化されている業務がメインとなります。

例えば、文書や備品、消耗品の管理や受付に関する業務、セキュリティに関する業務などがあげられます。

マニュアル化されている業務を中心にアウトソーシングする理由は、社内で人手や経費をかけて行うよりも外部に委託した方がより効率的となり、社内においては判断が求められる業務など、専門的な業務に専念できるメリットがあるためです。

また、すでにマニュアル化されている業務が多ければ、総務の部署で処理している業務の大部分をアウトソーシングすることが可能となるため、労働力不足の状況に対応しやすく、主力となる部署への人員配置を手厚くすることも可能となります。

また、総務の業務をアウトソーシングするメリットは、外部からの視点によって、総務が行っている業務が客観視されやすくなり、さらなる効率化が期待できる点です。

例えば、規模の大きな企業ほど総務が処理する業務は多くなる傾向にあります。

その場合、業務の専門性を高めることを目的として、業務ごとに担当者が別々になることがありますが、総務に業務を依頼する側としては、複数の業務を依頼する場合に、各担当者と連絡や打ち合わせを行わなければならず、業務の進行においてムダが生じることにもなりかねません。

ここで、業務の効率化を目的として、総務の業務をアウトソーシングした場合、業務を請け負った企業は「いかに効率的に作業を進めるか」という観点を持つことから、これまでの総務の業務体系を見直すことが考えられます。

特に、総務の業務を請け負う企業は、多くの企業から業務を請け負っていることもあり、これまでの経験を元にして、総務の業務を効率的に進めるノウハウを有していることが多いのです。

総務の部署は、処理する業務が多岐にわたることもあり、効率化が難しい部署であるともいえますが、総務の業務を運営するプロであるBPOサービスの企業にアウトソーシングすることは、業務の効率化に一役買うといえるのではないでしょうか。

（画像は写真ACより）

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