ビジネスプロセスにも使われる「As-Is」「To-Be」という言葉｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

「As-Is」「To-Be」という言葉をご存知ですか。この2つの言葉はIT業界のシステム分析や、コンサル業界で要求分析に使われる独特の用語です。意味を知ればなんてことはありませんが、突然会話の中にこの言葉が入ってくると、頭が真っ白になりますので、覚えておきましょう。As-Isは「現状の姿」、「今の姿」と訳されます。To-Beは「あるべき姿」、「理想の姿」の意味で、As-Isの状態からTo-beの状態にするために課題を解決し、実行することでプロジェクトを成功に導く時に使われます。

業務改善や業務改革などのビジネスプロセスマネージメントでもこの2つの言葉はキーワードになります。「見える化」という言葉が良く使われますが、現状を理解せずして、改善・改革を成し遂げることはできません。そういう意味では、現状の把握が全ての出発点になります。
事実に基づいて現状を把握する必要がありますが、品質管理ではこれをファクトコントロールと呼んでいます。先入観や勘、経験などの感覚的な判断ではなく、事実や正確なデータを極力収集します。必要であれば、時系列の変化や、過去の経緯、異常値やバラつきなど、多方面からデータを整理します。

課題や問題を細かく層別して具体化していきます。曖昧な問題を細かく層別に分類して、より具体的な課題に整理します。5W1H的な整理も役に立ちます。最後に整理された課題を重要度や緊急度で優先順位をつけることによって、優先課題を整理します。

見える化のためにはできるだけ数値化できるものは数値化しましょう。トヨタは現状把握の際、「現地・現物・現実」の三つのキーワードで整理することを勧めています。また、業務フローやチャート化によって、チームメンバーが共通理解できるように、見える化を進めます。
あるべき姿を現すのがTo-Beですが、「カイゼン用語」としては「本来あるべき正しい状況」「こうでなければならない状態」と説明されています。あるべき姿の設定には、まず何ができるかという内部状況をベースにした想定を行います。

ただAs-Isに比べてTo-Beはどうしても主観的、希望的な話になりやすいので、外部状況を加味して、何が期待され、何をすべきかを整理します。

市場環境（Customer）、自社環境（Company）、競合（Competitor）といった3C分析やSWOT（Strengths,Weaknesses.Opportunities ,Threats）分析などを行った上で、あるべき姿をデザインしていきます。

To-Beの場合、大事なのは、あるべき姿を共有化するために、言語化、ビジュアル化を行い、チーム内の情報を共有化することです。
To-BeとAs-Isが設定されたら、To-BeとAs-Isの間のギャップを埋めるためのアクションを設定します。ここでは、To-Beから発想するというよりは、As-Isから逆算する発想の方が良いと思います。To-Beから発想することで、骨太の戦略になっていきます。

As-Isから発想すると改善で終わってしまうかもしれません。As-Is、To-Be、Actionを整理するテンプレートなどもありますので、参考にしてください。テンプレートを作成する中で、課題も見えてくるので、試行錯誤しながら、ディスカッションを進めていくと良いと思います。

To-Beモデルはある意味理想の追求になります。しかし、現実には技術的にハードルが高いことや、実現はできてもコストが想定以上になる場合があります。このような時には次善の策で、Cam-Beモデルを採用します