さまざまなメリットが期待できるBPO　導入前に注意すべきことは？｜BPO/RPAのことならBPO/RPA総研

現在では、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）に注目が集まっていますが、BPOを導入することによって業務の効率化が期待できることから、即断即決をモットーとする方なら、早めにBPOサービスの契約を行いたい、と考えるのではないでしょうか。

しかしながら、BPOの導入においては、確実な成果を出すためにも、事前の準備や確認がポイントとなります。BPOを導入する前に注意しておきたいことについてみていくことにしましょう。

BPOの導入にあたっては、現状の企業の状況について把握しておく必要があります。

例えば、「企業の運営における問題点は何か」ということがあげられます。

問題を解決するための基本は、問題意識を持つことですが、問題意識を持たなければ、問題を解決することは困難となってしまいます。そのため、日常の業務においては、問題意識を持つことが重要となります。

そして、発見した問題に対して「どのような方法で解決すべきか」ということを考えます。発見した問題は、自社内で解決が可能なのか、それとも、外部に委託する必要があるのか、ということを判断します。

自社内で解決できれば問題はありませんが、自社内にノウハウを有していないことなどが原因で外部に委託する必要がある場合、あらゆる手段の中から「BPO」を選ぶこともできるでしょう。

また、BPOの導入にあたっては、「BPOの導入範囲はどの程度にするべきか」ということも検討しておきます。

自社内の問題点が明確になっていれば、ある部署にだけBPOを導入するのか、それとも、複数の部署でBPOを導入した方が良いのか、ということについての判断が可能となります。

そして、BPOを導入する目的を明確にしておきましょう。その理由は、BPOを導入する目的を明確にしておくことによって、BPOを導入する効果が高まるためです。

例えば、BPOを導入する目的としては、「自社の核となる事業に人員を集中的に配置する」ということがあげられます。

BPOを導入する目的をプロジェクトチーム内で明確にすることは基本となりますが、BPOを導入する目的を全ての社員に対して周知することも重要なことです。

なぜなら、社員がBPOを導入する目的を聞かず、単に「業務を外部に委託する」ということだけを聞いた場合、は、「自分の業務がなくなってしまうのではないか」という不安に駆られてしまうことがあるためです。

しかし、事前にBPOを導入する目的を周知しておけば、社員は「業務の外部委託は、主力部門を強化するため」という目的を理解しているために、BPOの導入について協力的な姿勢をとることでしょう。

BPOの導入においては、導入スケジュールを明確にしておくことも必要となります。

BPOを導入するプロセスとしては、BPOのシステム内容について確認し、見積価格が妥当であれば契約を行います。契約後は、業務が確実に処理されるかどうかを確認するため、本格的な稼働の前に試験的な稼働が行われます。

試験的な稼働において不具合が見つかった場合には、システムの修正作業が行われますが、試験的な稼働において問題がないと判断されれば、BPOの本格的な導入と稼働が行われることになります。

効率化を追求するあまりに、早期にBPOを導入したいと考え、短期間での導入スケジュールを組んでしまうこともありますが、BPOの本格的な運用開始までは、試験的な稼働における念入りな確認作業が必要となるため、余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

BPOを円滑に導入するためには、自社の問題点を明確にしたうえで、どのようなプロセスでBPOを導入すれば良いのか、ということについて、あらかじめ計画を立てておくことが大切です。

自社の問題解決に向けて、スムーズにBPOを導入したいですね。

（画像は写真ACより）